TESIS Email Agent permette l’integrazione con la posta elettronica.

Attraverso l’invio di una semplice mail, un cliente, o utente aziendale, può aprire un ticket al vostro Service Desk.

Come funziona

Tesis Email Agent è un sistema di controllo delle mail che permette di agire su caselle di posta elettronica per aprire o aggiornare ticket e inoltrare mail a specifici utenti o clienti per aggiornarli sull’avanzamento delle loro segnalazioni.

Un utente di reparto o un cliente, può inoltrare una mail per l’apertura di una richiesta di assistenza ad una opportuna casella di posta elettronica. Tesis Email Agent rileva l’arrivo di questa nuova mail e la processa attraverso regole che sono state opportunamente configurate.

Attraverso queste regole che agiscono su diverse informazioni contenute nella mail, quali ad esempio il mittente, il dominio, specifiche parole contenute nell’oggetto o nel testo del corpo della mail, viene elaborata l’apertura de ticket all’interno di Tesis.

Possono essere configurate sofisticate regole e possono essere associate a diverse caselle di posta per garantire un ampio livello di configurazione e programmazione del processo di apertura.

Funzionalità di Tesis Email Agent

Collegamento a uno o più account

Possono essere configurate in Tesis Email Agent più caselle di posta elettronica sulle quali possono essere applicate le varie regole di lettura e invio mail. In questo modo, l’IT può personalizzare la ricezione, l’inoltro e l’invio delle mail a team diversi in ragione della loro competenza o creare account di posta specifici per aziende diverse del proprio gruppo.

Filtri mail in ingresso

Con questa funzionalità l’IT può fare in modo che le mail che entrano all’interno del processo di elaborazione vengano filtrate. Ciò permetterà di evitare il rumore e le perdite di tempo per scartare le mail e gli eventuali ticket che non sono pertinenti. Tutte le mail che vengono scartate possono essere inoltrate e raccolte in specifiche cartelle, per essere analizzate, eventualmente recuperate e certificato chi le invia per non includerlo più nel filtro.

Configurabilità dei campi da popolare

Chi configura le regole può decidere quali informazioni dalla mail devono essere trasferite nel ticket. Possono essere selezionate informazioni che permettono di: riconoscere e selezionare il cliente, la sua specifica sede, l’oggetto di assistenza, il livello di urgenza, l’attività richiesta, il contratto, il servizio richiesto e il centro di competenza.

Aggiornamento del ticket

Oltre ad aprire nuovi ticket attraverso la posta elettronica, è possibile processare mail di aggiornamento su questi e conservarle all’interno del ticket stesso. La mail può anche fare in modo che il ticket cambi di stato e che venga anche automaticamente avvisato un membro del team dell’avvenuto aggiornamento.

Regole di outbox

Intercettando i vari eventi sui ticket e potendo anche selezionarli attraverso specifici criteri, Tesis Email Agent è in grado di elaborare risposte ed inviare mail a vari interlocutori interni ed esterni al reparto IT. Possono essere automaticamente inviate risposte agli utenti che hanno inoltrato il ticket o che in qualche modo devono essere informati sull’avanzamento dello stesso.

Creazione e utilizzo di template di posta elettronica

E’ possibile predefinire dei formati di posta elettronica da utilizzare collegandoli alle regole di invio. Può pertanto essere personalizzato il formato ed il contenuto della mail in ragione di chi sarà il destinatario o di quale sarà il contenuto del messaggio.

Smistamento automatico dei Ticket e sistema di notifiche

Applicando una regola può essere aperto automaticamente un ticket e assegnato ad un operatore, o a un team o a un reparto, per la sua lavorazione ed evasione. L’assegnatario dell’assistenza può anche essere avvisato immediatamente con un messaggio di posta elettronica, consentendo di evitare l’onere e l’impegno di operatori intermedi per lo smistamento dei ticket.

Il risultato: interventi più efficaci e di maggiore qualità erogata

INTEGRAZIONE

Tesis si inserisce nella tua organizzazione integrandosi con i processi e sistemi informativi esistenti.

PERSONALIZZAZIONE

Tesis viene fornito con un altissimo livello di personalizzazione adattandosi al tuo modello di organizzazione e tipologia di servizio.

VERSATILITÀ

Tesis può essere utilizzato in rete locale, geografica sfruttando le moderne piattaforme web.

Rapidità di gestione, risparmio di tempo e aumento dell’efficienza dei processi

Tesis Email Agent risponde con le sue funzionalità ai continui e pressanti bisogni di rapidità di gestione, di risparmio del tempo e di aumento dell’efficienza dei processi, garantendo allo stesso tempo un elevata qualità di comunicazione.

Altri vantaggi concreti per la tua organizzazione

Risparmio del tempo di registrazione dei ticket
Risposta automatica all’utente 24 ore su 24
Segnalazioni automatiche a utenti coinvolti
Rapidità di integrazione con altri sistemi

Controllo costante e variazioni di stato automatiche
Possibilità di configurare sofisticate regole automatiche
Personalizzazione dei messaggi